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¿En tu negocio son comunes los viajes de negocios? Probablemente te preguntes cómo gestionar los viáticos de forma correcta, justa y que puedas utilizarlos para hacer las deducciones correspondientes ante el SAT.
En esta nueva entrada para el blog de KLU te daremos recomendaciones para controlar los viáticos y optimizar los gastos que realices en esos casos.
¿Qué son los viáticos?
Probablemente creas innecesaria una definición de los viáticos. Sin embargo, es importante para saber qué gastos entran y cuáles no. Los viáticos también se conocen como gastos de representación. Son cantidades de dinero que se destinan para cubrir los gastos de empleados que deben hacer por viajes para realizar actividades de la empresa.
A diferencia de otros gastos empresariales, como un apoyo para que los empleados tomen cursos, los viáticos son gastos no reembolsables ya que son parte de un viaje por trabajo.
¿Quiénes pueden usar los viáticos?
Las pequeñas y medianas empresas, así como grandes organizaciones que tienen empleados bajo el esquema de sueldos y salarios pueden brindar gastos por viáticos a sus empleados cuando tienen que realizar un viaje de trabajo.
En caso de un emprendedor que quiera salir con su familia, su pareja o amigos a un viaje por placer no puede solicitar viáticos, ni tratar de hacer deducciones sobre ellos ya que no se relaciona con su trabajo.
¿Los gastos de viáticos son parte del salario?
No. Y precisamente por esto es importante tener un control de viáticos para evitar que se consideren como parte del salario, comisiones, o que no se deduzcan adecuadamente los gastos de representación.
Únicamente formarían parte del salario cuando el trabajador utilice ese ingreso adicional de forma permanente, por ejemplo, un empleado al que se manda a trabajar a otra ciudad, o que deba hacer viajes diarios o periódicos.
Deducibilidad de los viáticos
En México, de acuerdo con los artículos 27 y 28 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta (ISR), los gastos por viaje de negocios se pueden deducir de impuestos, siempre y cuando sean:
- Hospedaje. En caso de hospedarse en México no hay límites establecidos por día, pero en viajes al extranjero el límite es de $3,850 pesos diarios.
- Transporte. Los boletos de autobús, avión o la gasolina que se adquiera para viajar pueden deducirse sin límites ya que no hay forma de controlar estos precios.
- Alimentos. Al viajar a México se puede deducir un límite de $750 pesos por persona al día, mientras que en viajes al extranjero se puede deducir un máximo de $1,500 pesos diarios por persona.
- Renta de transporte. La renta de camionetas, van o autos en México o el extranjero con un límite de $850 pesos diarios. Incluso se pueden deducir los viajes particulares con plataformas como Uber.
Recomendaciones para la gestión de viáticos
Destinar una tarjeta para gastos de representación
Si en tu empresa son frecuentes los viajes de trabajo, lo ideal es tener una cuenta destinada para ello, donde se deposite el dinero que va a usar el empleado durante su viaje. Esto es importante ya que se deben realizar los pagos electrónicos para las deducciones correspondientes, y deben ser con un medio autorizado por el Servicio de Administración Fiscal (SAT).
Realizar un presupuesto previo al viaje
Antes de viajar, es importante tener las reservaciones de hotel, boletos de avión y renta de transporte y de preferencia que los gastos ya estén cubiertos desde la cuenta autorizada para los gastos de representación. De esta forma, únicamente quedan los gastos de comida y servicios de transporte particular en caso de ser necesario.
Solicitar factura por cada gasto
Es muy importante considerar que no se puede realizar la deducción de un gasto si no cuentas con tu factura. Por ello, asegúrate de contar con los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de cada gasto realizado, y que estos salgan a nombre de la empresa, no del empleado que viaja.
Asimismo, si el empleado usa la tarjeta de débito de la empresa para pagar sus alimentos o la gasolina, debe solicitar la factura a nombre de la empresa para asegurarse de que podrá ser deducida.
KLU: la forma más fácil de abrir una cuenta para viáticos
La mejor forma de controlar los viáticos es disponer de una cantidad estimada y darle al empleado que va a viajar una tarjeta de debido con los recursos destinados para su viaje. De este modo la empresa sabrá el monto exacto, la fecha y tendrá la factura correspondiente, sin que el empleado tenga que comprobar gastos mediante tickets o notas de compra impresas.
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